Je houdt je voorraad bij in Excel. Logisch, want in het begin werkt dat prima. Je ziet wat er binnenkomt, wat eruit gaat en wat er nog ligt. Maar als je bedrijf groeit, gaat het knellen. Dit zijn vijf dingen die misgaan als je je voorraad in Excel blijft beheren.
1. Fouten in de invoer
Je typt gegevens met de hand in. Vaak doen meerdere mensen dat: inkoop, magazijn en verkoop. Je bestand is in de loop der jaren gegroeid, met meerdere tabbladen en honderden rijen. Eén verkeerde cel, en je overzicht klopt niet meer. En oude gegevens zijn zo per ongeluk aangepast.
2. Je werkt met verouderde cijfers
Een Excel-bestand wordt niet meteen bijgewerkt. Daardoor beloven twee verkopers hetzelfde artikel aan verschillende klanten. Of je belt een klant achteraf dat de levering toch langer duurt. Dat kost je vertrouwen.
3. Je raakt gegevens kwijt
Je kunt Excel in de cloud zetten, maar veel mensen bewaren het bestand op hun bureaublad. In drukke tijden vergeet iemand het op te slaan. Een crash of een verkeerde klik, en je bent werk kwijt.
4. Rapporteren is lastig
In Excel cijfers uit het verleden vergelijken is bewerkelijk. Juist als je groeit, wil je weten wanneer je piekdrukte hebt, zodat je je inkoop daarop afstemt. Die gegevens uit losse bestanden halen kost veel tijd.
5. Het koppelt niet met je andere systemen
Een Excel-bestand praat niet met je boekhouding. Je kunt geen banktransacties importeren, geen voorraad doorboeken en geen btw-aangifte klaarzetten. Alles blijft los van elkaar.
Wat helpt wel?
Op een gegeven moment staat het Excel-bestand je groei in de weg. Dan is het tijd voor een systeem dat je voorraad automatisch bijhoudt en koppelt aan de rest van je bedrijf.
Met Odoo werk je met één actueel overzicht. Je weet precies wat er op voorraad ligt en waar het ligt. Pakbonnen en verzendlabels maakt het systeem vanzelf. Je krijgt een melding als een artikel bijna op is. En je ziet aan de omloopsnelheid wanneer je moet bijbestellen.
Het mooie: je hoeft hier zelden iets voor te laten bouwen. De standaard van Odoo dekt dit al.
Je voorraad bijhouden in Excel werkt, tot het moment dat het je groei tegenhoudt.
Benieuwd hoe dit voor jouw bedrijf werkt? Stuur een bericht, dan kijken we samen of het past.
