Een ERP-systeem (software die verkoop, inkoop, voorraad en administratie in één pakket combineert) invoeren is geen klein project. De meeste problemen ontstaan niet tijdens de technische installatie, maar in de voorbereiding. Drie stappen zijn daarin doorslaggevend.
Stap 1: Stel een concreet doel vast
Voordat je ook maar één leverancier belt, is het zinvol om helder te hebben wat je wilt bereiken. Wil je af van de handmatige voorraadtellingen? Minder fouten in de facturatie? Snellere orderverwerking? Een concreet doel helpt je om later te beoordelen of de implementatie geslaagd is, en het helpt een implementatiepartner om de juiste keuzes te maken.
Vage doelen zoals "efficiënter werken" zijn moeilijk te vertalen naar concrete systeeminstellingen. Specifieke doelen wel.
Stap 2: Betrek de mensen die het systeem gaan gebruiken
Een van de meest voorkomende redenen waarom ERP-implementaties moeizaam verlopen, is dat het systeem wordt ingericht door managers en IT, maar gebruikt door mensen op de werkvloer die er niet in gekend zijn. Betrek de dagelijkse gebruikers vroeg. Ze weten waar de huidige knelpunten zitten en ze zorgen voor draagvlak als het systeem live gaat.
Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een paar gesprekken in de beginfase zijn al veel waard.
Stap 3: Breng je huidige processen in kaart
Een ERP-systeem neemt de structuur van je bedrijfsprocessen over. Als die processen onduidelijk zijn of van afdeling tot afdeling anders worden uitgevoerd, neem je die onduidelijkheid mee het nieuwe systeem in. Een korte analyse van hoe orders, inkopen en voorraadbewegingen nu lopen, maakt de configuratie later veel eenvoudiger.
Voorbereiding kost tijd, maar spaart problemen. Een implementatie die goed start, loopt vrijwel altijd beter af dan een implementatie die snel van start gaat.
Wat BlueZebra hierin doet
Bij BlueZebra starten we elke implementatie met een procesanalyse. We kijken wat Odoo standaard kan en of dat aansluit bij jouw situatie. In 9 van de 10 gevallen volstaat de standaard. Alleen als er een concrete reden is om iets aan te passen, doen we dat.
Wil je weten hoe een voorbereiding er voor jouw bedrijf uit zou zien? Stuur een bericht, dan plannen we een kort gesprek.
