Heusinkveld in Groningen ontwikkelt en verkoopt pedalen en andere hardware voor race-simulatie. De producten vinden hun weg over de hele wereld, van professionele Formule 1-teams tot consumenten die hun game-uitrusting willen completeren. De webshop is het belangrijkste verkoopkanaal.
Toen Heusinkveld besloot over te stappen op Odoo als bedrijfssysteem, moest de bestaande WooCommerce-webshop gekoppeld worden aan het nieuwe systeem. Projectmanager Lolke Koopmans vertelt hoe dat ging.
Van vijf losse systemen naar een
"Voorheen werkten we met vijf losse systemen. Elk pakket op zich functioneerde prima. Waar we tegenaan liepen was de samenwerking tussen die systemen. Omdat we bijvoorbeeld op meerdere plekken onze voorraden bijhielden, ontstonden er verschillen."
De keuze viel op Odoo als centraal systeem. De webshop wilden ze niet aanraken. Die moest tijdens de implementatie in de lucht blijven, en erna gewoon doorlopen.
De uitdaging: btw over de hele wereld
Heusinkveld verkoopt aan klanten wereldwijd. Dat brengt btw-vraagstukken met zich mee, zeker na de Brexit. De webshop berekent btw op haar eigen manier. Odoo doet dat ook, maar anders.
De oplossing: orders komen zonder btw-bedrag in Odoo. Het systeem bepaalt welk btw-tarief van toepassing is, en vergelijkt dat automatisch met het bedrag uit de webshop. Klopt het totaalbedrag? Dan gaat de order vrij zodra de betaling binnen is. Klopt het niet? Dan stopt het proces en is er een duidelijke melding in Odoo.
"Het is geen optie om btw-bedragen handmatig te controleren. Er zijn te veel orders en bestellingen komen 24/7 binnen," zegt Lolke. "Dan is het belangrijk dat dit soort controles automatisch lopen."
Geen concessies aan wat er al was
Heusinkveld werkte voor de Odoo-implementatie al ver in de automatisering. In het magazijn werkten ze al met scanners. Dat wilden ze behouden.
"Dan wil je geen concessies doen, ook niet als het om een koppeling gaat."
De koppeling biedt meer dan alleen het doorschieten van orders. Je kunt ook een update sturen naar Odoo zodra een bankoverschrijving binnenkomt, gereserveerde voorraad vrijgeven, en automatisch statusupdates terugsturen naar de webshop.
Samenwerking
Lolke over de samenwerking: "Je wilt samenwerken met iemand die met je meedenkt. Vaak is het zo dat je partijen exact moet vertellen wat je wilt, maar wij weten dat soms ook niet helemaal. We weten wel waar we naartoe willen, maar het helpt als je met iemand werkt die zegt: 'In de laatste projecten heb ik dit zo gedaan', of: 'Let op, als je dit wilt, dan moet je ook aan dat denken.' Dat zijn de partners waarmee je wilt werken."
"We weten wel waar we naartoe willen, maar het helpt als je met iemand werkt die met je meedenkt." (Lolke Koopmans, Heusinkveld)
Wil je weten hoe een koppeling tussen jouw webshop en Odoo eruit zou zien? Stuur een bericht, dan kijken we samen naar de opties.
