Je hebt besloten dat het tijd is voor een CRM-systeem. De communicatie met klanten loopt niet soepel, terugbelafspraken worden gemist en klantinformatie staat verspreid over losse bestanden en notities. De knoop is doorgehakt. Nu moet je kiezen welk pakket het wordt, en dat is minstens zo lastig.
In dit artikel loop ik door de drie vragen die er het meest toe doen.
Wat moet het systeem kunnen?
CRM staat voor Customer Relationship Management. In zo'n systeem houd je bij wie je klanten en prospects zijn, wat er is afgesproken en hoe het contact verloopt. Goede CRM-software ondersteunt ook je salesproces: welke leads zitten waar in het traject, wie doet wanneer een opvolging.
Voordat je gaat vergelijken, maak je eerst een lijst van wat jij echt nodig hebt. Niet een lijst van alles wat handig klinkt, maar de functies die je nu mist en die je werk concreet beter maken. Betaal niet voor functies die je niet gebruikt. Zorg er tegelijk voor dat het systeem kan meegroeien als je bedrijf groeit en dat je later functies kunt bijschakelen.
Is het systeem te gebruiken voor iedereen die ermee werkt?
Een CRM-systeem werkt alleen als je collega's het ook daadwerkelijk gebruiken. Gebruiksgemak is daarom geen bijzaak.
Vraag altijd een demo aan. Kijk hoe makkelijk je navigeert, hoe snel je klantinformatie terugvindt en hoeveel stappen een gewone handeling kost. Controleer ook of de software te gebruiken is via een app op de telefoon, want veel contactmomenten vinden buiten kantoor plaats. Controleer ook of het pakket voldoet aan de AVG (de Europese privacywetgeving die bepaalt hoe je persoonsgegevens mag opslaan en verwerken).
Test minstens twee pakketten. Laat je medewerkers meekijken. Zij werken er straks dagelijks mee.
Hoe verloopt de implementatie en wat daarna?
Een CRM-pakket kiezen is stap één. Het goed inrichten en invoeren in je organisatie is stap twee, en die wordt vaak onderschat.
Stel deze vragen aan elke leverancier die je spreekt:
- Hoe ziet de begeleiding tijdens de implementatie eruit?
- Worden medewerkers getraind, en door wie?
- Is er ondersteuning na de livegang?
- Hoe sluit het systeem aan op andere software die je al gebruikt, zoals je ordersysteem of boekhouding?
De beste CRM-implementatie is niet die met de meeste functies, maar die waarbij je team na drie maanden niet meer zonder kan.
Kijk ook of de leverancier ervaring heeft in jouw branche. Een groothandel heeft andere behoeften dan een retailer of een dienstverlenend bedrijf. Branche-ervaring scheelt tijd bij de inrichting.
Wat dit betekent voor jouw keuze
Neem de tijd voor een goede inventarisatie. Wat heb je nu nodig, wat mis je, en wat verwacht je over twee jaar nodig te hebben? Een systeem dat nu net te klein is, kost je over een jaar al meer dan de tijd die je nu aan de keuze besteedt.
Stuur een bericht als je wilt sparren over welk CRM-systeem bij jouw bedrijf past. Dan kijken we samen of Odoo CRM aansluit op wat je nodig hebt.
